POUR  MIEUX  ADAPTER  L’ENTREPRISE  AU  CONTEXTE  ECONOMIQUE

Toutes les entreprises sont aujourd’hui informatisées mais dans combien d’entre elles les logiciels pourraient être plus et mieux utilisés » ?

Nous voyons au moins deux raisons pour  mener cette réflexion : 

- première raison, elle répond au contexte économique actuel qui demande que chaque entreprise améliore son efficacité  pour faire progresser sa compétitivité  : une meilleure utilisation de l’informatique y contribue

- seconde raison : pas d’investissement, on cherche à mieux exploiter ce qui existe

Interrogez-nous, nous pouvons vous aider dans votre réflexion.

régis@moeneclaey-consultant.fr

Téléphone : 03 20 47 29 87

Pour éviter des problèmes  et des déceptions, des précautions simples permettent de sécuriser le choix des logiciels et la décision. Ceci est l’objectif de la démarche en 5 étapes ci-dessous :

Etape 1 : le « cahier des charges » (il peut être simple, l’important est de prendre le temps d’écrire ce que demande l’Entreprise) :  nous proposons de le rédiger sous forme de tableau avec les colonnes « OUI/NON/OPTIONS/REPORT »

Etape 2 : le tableau de cotation pour faciliter l’étude et la comparaison des propositions

Etape 3 : les « questions / réponses » (par écrit impérativement et par mail de préférence) pour obtenir des informations complémentaires sur les réponses au cahier des charges et des détails sur le fonctionnement des logiciels proposés

Etape 4 : le « tableau récapitulatif de la solution » : il reprend le détail des fonctions demandées et rappelle les réponses données et les solutions proposées. C’est un moyen de faire le point avec  le chef d’entreprise et d’associer les salariés/services concernés  (1)  pour préparer le choix et la décision.

Etape 5 : décision et dossier de commande :

- ne jamais se limiter à la signature du bon de commande de la société informatique et prendre le temps de lire les conditions générales  (ce qui évitera d’accepter des clauses qui, au détriment du client, ont pour but de favoriser le fournisseur informatique)

- constituer un dossier dans lequel on mettra la réponse au cahier des charges et tous les écrits échangés 

Ce dossier  est une sécurité  (le formalisme est fait pour dissuader et écarter les sociétés qui auraient manqué de rigueur dans leurs réponses et sur l’adaptation de  leur (s) logiciel (s) aux besoins de l’Entreprise).

(1)  de la même manière, nous conseillons d’associer les salariés/services concernés lors de la rédaction et la validation du cahier des charges (étape 1). Il y a au moins deux raisons pour  le faire :

- ces personnes/services connaissent le travail qu’ils effectuent et permettent d’éviter des oublis, leur avis peut amener des idées

- associer les salariés dès le début du projet permet de mieux les intégrer,  les motiver et  les responsabiliser dans la perspective de la mise en place et d’une meilleure utilisation de la nouvelle informatique 

Sur demande à l’adresse regis@moeneclaey-consultant.fr  nous pouvons vous adresser un tracé  des tableaux mentionnés ci-dessus.

Nous avons décrit une activité de production parce qu’elle englobe souvent un périmètre large dans l’entreprise.

Plus encore dans ce cas, il nous semble indispensable, comme dans le schéma ci-dessous, de reconstituer toute la chaîne de production en respectant bien les spécificités de l’entreprise et les choix de son dirigeant. Il est alors plus facile de savoir où et comment mettre en place les calculs qui permettront de connaître les coûts aux différentes étapes de la production (machines, ateliers, services).

Les séances de travail permettent, progressivement, de rédiger le rapport de ce qui a été vu et décidé avec le dirigeant et ses collaborateurs.
La participation des salariés est intéressante car elle permet d’avoir une vue plus large et réduit les risques d’oublis. Elle constitue une action de sensibilisation. En retour, elle permet une responsabilisation de ceux-ci  et souvent de constater une plus grande motivation et une meilleure utilisation.

Pour en savoir plus ou nous poser une question utilisez ce lien.

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toute question afin de vous aider dans votre réflexion sur la connaissance des coûts dans votre entreprise.

Pour une entreprise qui ne s’en est pas encore doté et qui voudrait se faire une opinion, il est possible de réaliser une première approche de tableau de bord,  nous proposons au dirigeant :

- de lister les chiffres et informations significatifs, de l’activité et des résultats de l’entreprise

- dans cette liste,  de sélectionner ceux qui, par exemple par l’informatique, peuvent être obtenus chaque mois sans travail trop important

- de présenter les informations dans un tableau tenu à la main ou dans une  feuille Excel. Pour avoir une opinion plus complète, nous pensons qu’il peut être intéressant, en plus de la tenue sur une période à venir de 3 à 12 mois, de reprendre les chiffres sur les 3 à 12 mois passés.

Il est possible que les chiffres ou indicateurs sur lesquels le dirigeant va pouvoir  travailler ne correspondent pas au « tableau de bord  idéal ». Nous pensons que c’est un bon moyen de se faire une première opinion, de juger de l’évolution des résultats de l’entreprise.

Pour donner toutes les chances de réussite à cette opération (délai raisonnable de mise en place et  régularité des publications), il est conseillé de confier cette responsabilité ou à une personne de l’entreprise (à condition de lui libérer le temps nécessaire) ou à une personne extérieure.

Pour une entreprise qui ne s’en est pas encore doté et qui voudrait se faire une opinion, il est possible de réaliser une première approche de tableau de bord,  nous proposons au dirigeant :

- de lister les chiffres et informations significatifs, de l’activité et des résultats de l’entreprise

- dans cette liste,  de sélectionner ceux qui, par exemple par l’informatique, peuvent être obtenus chaque mois sans travail trop important

- de présenter les informations dans un tableau tenu à la main ou dans une  feuille Excel. Pour avoir une opinion plus complète, nous pensons qu’il peut être intéressant, en plus de la tenue sur une période à venir de 3 à 12 mois, de reprendre les chiffres sur les 3 à 12 mois passés.

Il est possible que les chiffres ou indicateurs sur lesquels le dirigeant va pouvoir  travailler ne correspondent pas au « tableau de bord  idéal ». Nous pensons que c’est un bon moyen de se faire une première opinion, de juger de l’évolution des résultats de l’entreprise.

Pour donner toutes les chances de réussite à cette opération (délai raisonnable de mise en place et  régularité des publications), il est conseillé de confier cette responsabilité ou à une personne de l’entreprise (à condition de lui libérer le temps nécessaire) ou à une personne extérieure.