Régis Moeneclaey Consultant

L’informatique peut (et doit) être un outil précieux et efficace pour la gestion et le management de l’entreprise. Ceci est possible à condition  que le ou les logiciels répondent aux demandes  formulées lors du changement, cadrent avec les besoins et la stratégie de l’entreprise.

Pour éviter des problèmes  et des déceptions, des précautions simples permettent de sécuriser le choix des logiciels et la décision. Ceci est l’objectif de la démarche en 5 étapes ci-dessous :

Etape 1 : le « cahier des charges » (il peut être simple, l’important est de prendre le temps d’écrire ce que demande l’Entreprise) :  nous proposons de le rédiger sous forme de tableau avec les colonnes « OUI/NON/OPTIONS/REPORT »

Etape 2 : le tableau de cotation pour faciliter l’étude et la comparaison des propositions

Etape 3 : les « questions / réponses » (par écrit impérativement et par mail de préférence) pour obtenir des informations complémentaires sur les réponses au cahier des charges et des détails sur le fonctionnement des logiciels proposés

Etape 4 : le « tableau récapitulatif de la solution » : il reprend le détail des fonctions demandées et rappelle les réponses données et les solutions proposées. C’est un moyen de faire le point avec  le chef d’entreprise et d’associer les salariés/services concernés  (1)  pour préparer le choix et la décision.

Etape 5 : décision et dossier de commande :

- ne jamais se limiter à la signature du bon de commande de la société informatique et prendre le temps de lire les conditions générales  (ce qui évitera d’accepter des clauses qui, au détriment du client, ont pour but de favoriser le fournisseur informatique)

- constituer un dossier dans lequel on mettra la réponse au cahier des charges et tous les écrits échangés 

Ce dossier  est une sécurité  (le formalisme est fait pour dissuader et écarter les sociétés qui auraient manqué de rigueur dans leurs réponses et sur l’adaptation de  leur (s) logiciel (s) aux besoins de l’Entreprise).

(1)  de la même manière, nous conseillons d’associer les salariés/services concernés lors de la rédaction et la validation du cahier des charges (étape 1). Il y a au moins deux raisons pour  le faire :

- ces personnes/services connaissent le travail qu’ils effectuent et permettent d’éviter des oublis, leur avis peut amener des idées

- associer les salariés dès le début du projet permet de mieux les intégrer,  les motiver et  les responsabiliser dans la perspective de la mise en place et d’une meilleure utilisation de la nouvelle informatique 

Sur demande à l’adresse regis@moeneclaey-consultant.fr  nous pouvons vous adresser un tracé  des tableaux mentionnés ci-dessus.