Régis Moeneclaey Consultant

Lorsqu’il a été adopté, le tableau de bord est un formidable outil de gestion et de management pour le dirigeant d’une PME.

Pour une entreprise qui ne s’en est pas encore doté et qui voudrait se faire une opinion, il est possible de réaliser une première approche de tableau de bord,  nous proposons au dirigeant :

- de lister les chiffres et informations significatifs, de l’activité et des résultats de l’entreprise

- dans cette liste,  de sélectionner ceux qui, par exemple par l’informatique, peuvent être obtenus chaque mois sans travail trop important

- de présenter les informations dans un tableau tenu à la main ou dans une  feuille Excel. Pour avoir une opinion plus complète, nous pensons qu’il peut être intéressant, en plus de la tenue sur une période à venir de 3 à 12 mois, de reprendre les chiffres sur les 3 à 12 mois passés.

Il est possible que les chiffres ou indicateurs sur lesquels le dirigeant va pouvoir  travailler ne correspondent pas au « tableau de bord  idéal ». Nous pensons que c’est un bon moyen de se faire une première opinion, de juger de l’évolution des résultats de l’entreprise.

Pour donner toutes les chances de réussite à cette opération (délai raisonnable de mise en place et  régularité des publications), il est conseillé de confier cette responsabilité ou à une personne de l’entreprise (à condition de lui libérer le temps nécessaire) ou à une personne extérieure.

(qu’il s’agisse de la mise en place d’un seul logiciel ou d’un ensemble destiné à prendre en charge l’intégralité de la gestion de la PME)

Ces décisions sont importantes dans la mesure où l’informatique a, aujourd’hui, un rôle dans le fonctionnement mais aussi sur  l’efficacité des entreprises. Pour y arriver, des précautions sont à prendre :

1 – sur les fonctionnalités et les possibilités d’utilisation du ou des logiciels  :

Ces précautions sont valables pour tout logiciel. Il faut s’assurer que ce qui pourra être fait correspond aux besoins de l’entreprise et que l’on n’arrivera pas à l’inverse à savoir obliger celle-ci à devoir trop s’adapter. Pour cette raison, la rédaction d’un document de type « cahier des charges » est conseillée, elle peut éviter, lorsque l’on passe à la mise en place,  de mauvaises suprises  comme :

- un logiciel qui  ne répond pas ou insuffisamment au métier de l’entreprise et à ses besoins

- un logiciel qui n’est pas assez complet pour se conformer à la personnalité du dirigeant et au « profil » qu’il a voulu donner à son  entreprise pour qu’elle se différencie de celles de ses collègues ou concurrents 

Cet écrit est, pour le chef d’entreprise, une source de réflexion supplémentaire sur son projet (ce n’est parfois qu’après l’avoir fait qu’on se rend mieux compte de tout son  intérêt)

2 - sur la manière d’utiliser l’informatique :

Les logiciels comportent de nombreuses possibilités intéressantes et utiles  mais qui peuvent rester inutilisées. Parmi les raisons de cette « sous utilisation » :  les habitudes, le manque de temps des collaborateurs. Pour vaincre ces obstacles : 

- un suivi  et des formations complémentaires étalées dans le temps sont nécessaires 

- une personne (de l’entreprise ou extérieur à celle-ci) doit être chargée de ce suivi, les résultats en teme d’efficacité compensent le temps et le coût correspondants.

L’informatique est un formidable outil, elle ne peut toutefois jouer son rôle et contribuer à améfliorer la gestion et la compétitivité de l’entreprise qu’à certaines conditions. Ces conditions ne représentent pas  une véritable difficulté et contrainte dans l’entreprise, le plus difficile nous semble être , au départ, la prise de décision en ce sens et l’organisation pour.

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