Régis Moeneclaey Consultant

Des visiteurs du site nous demandent des exemples de tableaux de bord, notre objectif est de répondre à ces demandes.

Objet du tableau de bord :

Celui-ci peut concerner l’entreprise en général ou un service. Nous parlerons ici du tableau de bord de l’entreprise. On pourrait envisager que pour des raisons de communication et de motivation des salariés, certains des indicateurs soient communiqués dans des tableaux séparés.

Les différents domaines qui peuvent être repris (1) :

- commercial : deux indicateurs nous semblent intéressants à suivre avec une périodicité qui est en général le mois :

. le total des affaires potentielles en portefeuille (par secteur et globalement)

. le total des affaires signées (par secteur et globalement)

- exploitation ou production : l’objectif est de choisir, avec les dirigeants, les chiffres qui caractérisent l’activité en volume et en résultat :

. le chiffre d’affaires et la marge des produits ou des commandes

. les quantités produites ou traitées (pièces, heures de main d’oeuvre…..)

. le montant du stock (une estimation qui ne soit pas compliquée à calculer chaque mois)

- suivi de la démarche de certification qualité : dans ce cas les indicateurs sont définis au cours de l’étude

-  par service ou activité : si l’on interroge des chefs d’entreprises, on s’aperçoit assez souvent, qu’ils ont une activité ou un service auquel ils attachent une attention particulière (pour des raisons stratégiques, de chiffre d’affaires ou autre). Dans ce cas nous pensons qu’il est intéressant de mettre en place un suivi en définissant un ou deux indicateurs significatifs

- suivi et encours clients : un indicateur mensuel pour suivre l’évolution. Dans la conjoncture économique actuelle il doit être actualisé à plusieurs reprises dans le mois. Différents modes de calculs sont possibles ; celui que nous préférons (parce qu’il nous semble significatif et « parlant ») est d’évaluer l’encours total en nombre de mois de chiffre d’affaires clients

- trésorerie : l’objectif est d’avoir un chiffre qui totalise la trésorerie de l’entreprise. Pour définir une tendance, il peut être mensuel (indépendamment d’un suivi plus fréquent selon les exigences de la situation de l’entreprise)

- alerteurs : fournir ou ou des alerteurs efficaces pour le chef d’entreprise

Les raisons d’utiliser un « modèle proposé » de tableau de bord et les limites de cette démarche :

La raison fréquente est de vouloir simplifier le travail de mise en place et gagner du temps. Nous tenons à souligner deux points :

- en terme de mise en place : il faudra trés souvent le même temps que l’on utilise ou non un modèle : dans les deux cas il faut étudier informatiquement, comment obtenir les informations

- en terme d’efficacité et de communication, un modèle de tableau de bord qui ne serait pas suffisamment adapté à l’entreprise et à la personnalité de son dirigeant, risquerait de ne pas atteindre les objectifs attendus (c’est parfois ce qui explique qu’un tableau de bord n’est progressivement plus utilisé)

La présentation du tableau de bord :

- s’il est communiqué à des salariés, certains indicateurs pourront comporter un objectif

- en général nous estimons que les tableaux doivent fournir les chiffres mensuels (ou de la période) et ceux cumulés

Niveau de personnalisation d’un tableau de bord :

Quand on se situe dans le cadre d’une activité professionnelle, d’un groupe de sociétés ou d’une société, il est alors possible d’être plus précis dans le choix et la définition du tableau de bord ainsi que dans les chiffres qu’il reprend.

L’utilisation de représentations graphiques :

Les graphiques peuvent être un plus, mais attention au choix de ceux-ci. Les conseils ci-dessous nous semblent importants :

- consulter le chef d’entreprise et les futurs utilisateurs (le mieux étant de leur soumettre plusieurs types de graphiquesdifférents). L’important est la compréhension des utilisateurs et non l’esthétique ou la créativité.

- attention aux graphiques trop chargés

- n’oubliez pas qu’un tableau de bord  peut être un très bon outil de communication et de motivation dans l’entreprise ; tout dépend des choix

Les raisons d’opter au départ pour des tableaux de bord simples :

Nous conseillons de commencer par des indicateurs simples et faciles à calculer. Par expérience nous pouvons dire que ceci n’empêchera pas le dirigeant d’avoir dès le départ un bon outil de pilotage et de suivi de son entreprise. Cette solution convient bien dans la conjoncture économique actuelle ou en plus des avantages ci-dessus, elle permet d’être plus rapidement opérationnel. Ce sont souvent les entreprises qui ont démarré ainsi, qui par la suite progressent le mieux dans la maîtrise des tableaux de bord.

Sur notre site http://www.moeneclaey-consultant.fr/telechargement vous pouvez consulter et télécharger des exemples de tableaux de bord.

(1) l’ordre dans lequel ceux-ci sont listés ici n’est pas significatif ; chaque responsable de PME a ses idées et sa sensibilité qui lui font choisir ses priorités et le classement qu’il souhaite. Pour ces raisons nous avons choisi un classement alphabétique.

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