Régis Moeneclaey Consultant

UN CONSULTANT AU SERVICE DE LA GESTION DES PME

Conseils mise en place tableau bord gestion

Classement: Métier,Tableau de bord | 16 avril 2013

 Le tableau de bord est une source de progrès pour l’entreprise à condition de respecter quelques règles..   

 Organisation :

Indépendamment des résultats, la ponctualité a un rôle sur la façon dont le tableau de bord est perçu.

L’importance stratégique que prend progressivement le tableau de bord fait qu’il faut arriver à respecter un calendrier comme c’est le cas pour d’autres travaux (exemple l’établissement des salaires : imagine t-on une entreprise où la paie pourrait être décalée en fonction d’une charge de travail ou d’autres évènements ?).  

Importance de faire participer et associer des salariés :

Les salariés peuvent apporter des idées intéressantes, permettre d’avoir une connaissance plus en profondeur de l’entreprise (surtout en PME où certaines tâches sont souvent réalisées par un seul salarié).

Pour cette raison il ne faut pas hésiter à aller dans les services et les ateliers.

Le fait d’associer et de consulter des salariés n’empêche pas le chef d’entreprise, en final, d’être le décideur.  

Motivation des salariés :

Le tableau de bord n’est  pas que l’affaire du dirigeant ou de quelques salariés. Sa parution dépend, par exemple, de l’achèvement chaque mois de certains travaux. On se trouve dans une chaîne où chaque salarié  a un rôle.

Au départ cela sollicite un effort mais lorsque le tableau de bord fonctionne  on a  la grande satisfaction de voir naître l’intérêt et la motivation des salariés.  

Construction du tableau de bord :

Des données doivent être le fil conducteur :

      les idées et la personnalité du dirigeant

      l’entreprise, son historique, ses activités

      ce qu’en attend le dirigeant ?

Un tableau de bord qui serait plus ou moins une copie de celui d’une autre société ou d’un exemple, risquerait d’avoir un impact moindre.

La personnalisation est une valeur importante.  

Choix et nombre d’indicateurs dans le tableau de bord :

Ce choix est très important pour mobiliser et motiver.

Attention au risque de dispersion, il ne doivent pas être trop nombreux.  

Diffusion des résultats :

      fixer un planning le plus réaliste possible

      le pilote qui assure la gestion et la mise en place des tableaux de bord doit pouvoir dégager de la disponibilité pour être à l’écoute des destinataires et réagir en conséquence (ou émettre des propositions au dirigeant s’il est salarié ou intervenant extérieur)  

Validité, vérification des résultats :

Il faut, à tout moment, pouvoir vérifier ou confirmer des résultats par recoupement avec d’autres sources d’informations.

Plus facile et rapide pourra être le contrôle et le retour de l’information aux demandeurs, plus l’impact du tableau de bord sera fort et s’améliorera..  

Suivi :

Lorsque le tableau de bord est passé en phase d’utilisation il est conseillé de :

      rester vigilant pour calculer et publier le tableau de bord selon le planning initial

      rester à l’écoute de l’entreprise pour faire évoluer la mise en forme et les résultats (un tableau de bord que l’on n’actualise pas perd progressivement de sa valeur et de son intérêt) : si le dirigeant ne peut s’en charger, confier ce travail au pilote. 

      Le tableau de bord peut constituer un  observatoire du fonctionnement de l’entreprise (audit et  contrôle de gestion),  un plus qui s’ajoute à tout ce qu’il apporte par ailleurs.

Ne pas oublier le pilote qui gère les tableaux de bord : cette personne est aussi indispensable que le conducteur pour une voiture    

Suivi des coûts, motivation, communication, stratégie

Classement: Comptabilité analytique,Métier,Tableau de bord | 16 avril 2013

LES OUTILS QUE NOUS PROPOSONS PEUVENT AVOIR UNE INFLUENCE

DANS DES DOMAINES OU ON NE LES ATTEND PAS COMME

LA MOTIVATION DES SALARIES,

LA COMMUNICATION DANS L’ENTREPRISE

Dans une PME, le patron doit, en permanence, être sur tous les « fronts » : clients, produits, services, fournisseurs, gestion interne, gestion des salartiés…

Nous n’avons pas de solution dans tous les domaines mais, avec les outils que nous proposons (comptabilité analytique, suivi des coûts de production, tableaux de bord), nous pouvons aider sur certains points en particulier le suivi et l’alerte. Nous pensons que cela est, aujourd’hui, précieux, notre expérience nous a convaincus que, pour un chef d’entreprise, être averti rapidement, savoir ce qui se passe à partir de données concrètes et fiables assure une sécurité et si nécessaire un début de solution.

Les outils que nous proposons aident le dirigeant à être plus informé et réactif :

- comptabilité analytique, suivi des coûts de production : ils deviennent indispensables pour :

          . valider les devis, les propositions de prix, les réponses aux appels d’offres, les mises à jour de tarifs,

          . suivre les coûts pour certains clients et aider à négocier

- Tableau (x) de bord dans lequel on regroupe pour suivre et comparer des indicateurs comme : résultat d’une nouvelle activité ou d’un nouvel établissement, résultat de chaque service, nombre de devis et commandes (par commercial et agence), encours clients en nombre de mois de chiffre d’affaires….

- suivi de chantiers avec total des achats, des consommations, de la main d’oeuvre, pourcentage d’avancement des travaux, comparaison régulière avec le devis

Faire participer et associer des collaborateurs est un moyen de les motiver et un mode de stratégie et de management. Cela permet souvent d’obtenir, en retour, un sens des responsabilités accru et une plus grande motivation.

Nous pensons que l’ensemble de ces dispositions peut influencer les résultats et rendre l’entreprise plus compétitive.

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