Régis Moeneclaey Consultant

UN CONSULTANT AU SERVICE DE LA GESTION DES PME

Informatisation:points communs avec la construction d’un bâtiment

Un chef d’entreprise veut construire/étendre un bâtiment (atelier, entrepôt, bureaux) ou, un particulier son habitation : que dirions-nous si ces personnes le faisaient sans plan d’architecte ou avec des plans pas assez détaillés ? Une entreprise qui installerait l’informatique sans un cahier des charges (ou une liste des besoins) serait comme cette entreprise ou ce particulier.

Le plan d’architecte pour le bâtiment comme le cahier des charges ou la liste des besoins pour l’informatique favorisent la réflexion indispensable à des projets de cette importance. Pourquoi s’étonner des difficultés si une maison, des bâtiments, étaient  construits sans plan ou avec des plans incomplets ? Réparer est souvent long et coûteux (lorsque c’est possible). Même si c’est plus abstrait, ce n’est pas différent et plus facile pour l’informatique.

Nous restons à votre disposition pour toute précision.

Régis Moeneclaey

regis@moeneclaey-consultant.fr ou téléphone fixe 03 20 47 29 87

Autre article sur ce sujet :

 http://www.moeneclaey-consultant.fr/avantages : « informatiser une entreprise, une PME »

Mise en place de l’informatique en entreprise

Classement: Exemples,Général,Métier,informatisation entreprise | 21 décembre 2012

L’informatique peut (et doit) être un outil précieux et efficace pour la gestion et le management de l’entreprise. Ceci est possible à condition  que le ou les logiciels répondent aux demandes  formulées lors du changement, cadrent avec les besoins et la stratégie de l’entreprise. Pour se donner plus de chances de respecter ces conditions, notre conviction est :

- qu’il doit y avoir une consultation de plusieurs sociétés

- que cette consultation doit se faire en priorité  vers des sociétés qui proposent un logiciel adapté au(x) métier(s) de l’entreprise  et qui respecte les conditions suivantes : justifier d’un nombre significatif d’utilisateurs dans le (s) métier (s) revendiqué (s) et fournir régulièrement des mises à jour basées sur les besoins et l’évolution du ou des métiers

Pour éviter des problèmes  et des déceptions, des précautions simples permettent de sécuriser le choix des logiciels et la décision. Ceci est l’objectif de la démarche en 5 étapes ci-dessous :

Etape 1 : le « cahier des charges » (il peut être simple, l’important est de prendre le temps d’écrire ce que demande l’Entreprise) :  nous proposons de le rédiger sous forme de tableau avec les colonnes « OUI/NON/OPTIONS/REPORT »

Etape 2 : le tableau de cotation pour faciliter l’étude et la comparaison des propositions

Etape 3 : les « questions / réponses » (par écrit impérativement et par mail de préférence) pour obtenir des informations complémentaires sur les réponses au cahier des charges et des détails sur le fonctionnement des logiciels proposés

Etape 4 : le « tableau récapitulatif de la solution » : il reprend le détail des fonctions demandées et rappelle les réponses données et les solutions proposées. C’est un moyen de faire le point avec  le chef d’entreprise et d’associer les salariés/services concernés  (1)  pour préparer le choix et la décision.

Etape 5 : décision et dossier de commande :

- ne jamais se limiter à la signature du bon de commande de la société informatique et prendre le temps de lire les conditions générales  (ce qui évitera d’accepter des clauses qui, au détriment du client, ont pour but de favoriser le fournisseur informatique)

- constituer un dossier dans lequel on mettra la réponse au cahier des charges et tous les écrits échangés 

Ce dossier  est une sécurité  (le formalisme est fait pour dissuader et écarter les sociétés qui auraient manqué de rigueur dans leurs réponses et sur l’adaptation de  leur (s) logiciel (s) aux besoins de l’Entreprise).

(1)  de la même manière, nous conseillons d’associer les salariés/services concernés lors de la rédaction et la validation du cahier des charges (étape 1). Il y a au moins deux raisons pour  le faire :

- ces personnes/services connaissent le travail qu’ils effectuent et permettent d’éviter des oublis, leur avis peut amener des idées

- associer les salariés dès le début du projet permet de mieux les intégrerles motiver et  les responsabiliser dans la perspective de la mise en place et d’une meilleure utilisation de la nouvelle informatique 

Sur demande à l’adresse regis@moeneclaey-consultant.fr  nous pouvons vous adresser un tracé  des tableaux mentionnés ci-dessus et répondre à toute question à ce sujet.

Le niveau de réussite de l’informatisation d’une entreprise dépend parfois de peu. Il n’y a pas de « détail », comme si le chef d’entreprise pilotait un avion, tout doit être passé en revue. 

Sans engagement, n’hésitez pas à nous interroger : regis@moeneclaey-consultant.fr  ou téléphone fixe 03 20 47 29 87

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