Régis Moeneclaey Consultant

L’informatique peut (et doit) être un outil précieux et efficace pour la gestion et le management de l’entreprise. Ceci est possible à condition  que le ou les logiciels utilisés répondent aux demandes  et aux besoins formulées lors du changement mais aussi cadrent avec la stratégie de l’entreprise

Pour éviter des problèmes  et des déceptions, des précautions simples permettent de sécuriser le choix des logiciels et la décision. Ceci est l’objectif de la démarche en 5 étapes ci-dessous :

Etape 1 : le « cahier des charges« , (il peut être simple, l’important est de prendre le temps d’écrire ce que demande l’entreprise) : nous proposons de le présenter sous la forme d’un tableau (avec les colonnes « OUI/NON/OPTIONS/REPORT »)

Etape 2 : le tableau de cotation des réponses  pour faciliter l’étude et la comparaison des propositions reçues (2)

Etape 3 : les « questions / réponses » (par écrit impérativement et par mail de préférence) pour obtenir des informations complémentaires sur les réponses au cahier des charges et des détails sur le fonctionnement des logiciels proposés

Etape 4 : le « tableau récapitulatif de la solution » : il reprend le détail des fonctions listées dans le tableau cahier des charges  et rappelle les réponses données et les solutions proposées. C’est un bon moyen de faire le point avec  le chef d’entreprise et d’associer les salariés/services concernés en même temps que de préparer le choix et la décision  (1).

Etape 5 : décision et dossier de commande : 

- ne jamais se limiter à la signature du bon de commande de la société informatique et prendre le termps de lire les conditions générales (ce qui évitera d’accepter des clauses qui, au détriment de votre entreprise, favorisent surtout le fournisseur informatique)

- constituer un dossier dans lequel il y aura la réponse au cahier des charges et tous les écrits échangés.

Ce dossier est une sécurité. Le formalisme voulu (dans la démarche en général et dans la présentation du dossier de commande) est fait pour dissuader et écarter les sociétés qui auraient manqué de rigueur (dans leurs réponses et sur l’adaptation de leurs logiciels) et seraient surtout pressées de signer (en acceptant le risque de reporter des problèmes après la signature)

 

(1) nous conseillons vivement d’associer les salariés/services concernés, ceci est valable lors de cette étape 4 mais aussi pour l’étape 1 « cahier des charges » : il y a au moins deux raisons pour le faire :

- ces personnes/services connaissent le travail qu’ils effectuent et permettent d’éviter des oublis, leur avis peut amener des idées

- associer les salariés/services dès le début du projet permet de mieux les intégrer,  les motiver et  les responsabiliser dans la perspective de la mise en place et d’une meilleure utilisation de la nouvelle informatique 

 

(2) pour la recherche de sociétés à consulter nous orientons toujours nos recherches vers des sociétés informatiques qui :

- connaissent le métier de l’entreprise

-  ont un logiciel / progiciel  avec au moins deux caractéristiques : être conçu pour ce métier et justifier d’une utilisation significative. (on est parfois surpris du nombre de logiciels spécialisés que l’on peut trouver)

 

Sur demande à l’adresse regis@moeneclaey-consultant.fr nous pouvons vous adresser un tracé des tableaux mentionnés ci-dessus.